Pada dunia bisnis, dokumen tidak hanya menjadi pelengkap administratif saja tapi bisa juga menjadi alat untuk menunjukkan legalitas, kewajiban, hak dan identitas sebuah perusahaan. Maka dari itu, sangat penting sekali untuk memastikan legalitas dari dokumen bisnis yang dimiliki rekan bisnis agar tidak bermasalah ketika menjalankan bisnis.
Untuk mengetahui dokumen legal atau tidak caranya cukup mudah yaitu mendatangi kantor notaris Subang untuk meminta bantuan atau bisa mengecek sendiri dengan mengikuti tips-tips berikut ini.
Tips Mengecek Legalitas Dokumen
Dokumen bisnis yang dimiliki sebuah perusahaan tidak selalu legal, kadang ditemukan dokumen tidak resmi yang dibuat untuk merugikan atau melakukan kecurangan dalam proses bisnis. Agar tidak timbul kejadian-kejadian yang tidak diinginkan sebaiknya pastikan dokumen bisnis memiliki legalitas yang jelas dengan menerapkan tips berikut ini.
Mencocokkan Identitas Perusahaan dengan Dokumen
Kalau ingin tahu legalitas dokumen sebaiknya cocokkan identitas perusahaan yang ada di dokumen. Anda harus memastikan semua informasi di dokumen sama dengan data asli perusahaan. Contohnya data alamat, nama perusahaan, bentuk badan usaha, nomor identitas usaha dan informasi perpajakan.
Kalau Anda menemukan perbedaan informasi tersebut sebaiknya lakukan pengecekan ulang untuk memastikan perbedaan informasi bukanlah terjadi karena kesengajaan melainkan kesalahan administrasi atau perubahan data perusahaan.
Tapi kalau dibuat secara sengaja, contohnya nama perusahaan yang berbeda dengan badan usaha pada dokumen. Kalau datanya tidak sama maka dipastikan dokumennya ilegal dan tidak boleh digunakan untuk kebutuhan bisnis apapun.
Lakukan Verifikasi Akta
Jika Anda memiliki perusahaan berbadan hukum maka perlu melakukan verifikasi terhadap akta pendirian perusahaan yang Anda miliki. Dokumen ini memuat berbagai macam informasi seputar perusahaan seperti maksud dan tujuan didirikannya perusahaan, nama dan kedudukan petinggi perusahaan, jumlah modal serta struktur kepemilikan.
Anda harus melakukan verifikasi ini karena sering sekali terjadi perubahan data pada akta akibat susunan kepemilikan perusahaan mengalami perubahan. Kalau informasi yang ada di akta masih sama dengan informasi di dunia nyata maka dokumennya legal tapi kalau datanya berbeda maka dipastikan aktanya ilegal.
Cek Keabsahan NIB
Dokumen yang wajib untuk dicek legalitasnya adalah Nomor Induk Berusaha atau NIB. Dokumen ini memiliki peranan yang sangat penting dalam administrasi bisnis yaitu menjadi identitas pelaku usaha. Selain itu, dokumen ini juga sering digunakan pada proses perizinan berusaha.
Kalau ingin mengecek legalitas dari dokumen ini maka perhatikan informasi mengenai nama pelaku usaha, alamat, kegiatan, kode bidang usaha yang tercantum dan status dokumen. Saat melakukan pengecekan ini sebaiknya jangan hanya melihat salinan dokumen saja tapi ada baiknya untuk memeriksa dokumen ini di website atau sistem pemerintahan yang relevan.
Cek Kewenangan Penandatangan Kontrak
Pengecekan legalitas tidak hanya fokus pada isi dokumen saja tapi juga harus memperhatikan siapa saja yang menandatangani dokumen tersebut. Kalau ingin mengecek legalitas surat perjanjian sebaiknya cari tahu kewenangan dari pihak-pihak yang menandatangani surat.
Kewenangan ini bisa berasal dari jabatan, surat kuasa, keputusan perusahaan atau anggaran dasar. Jika ternyata yang menandatangani mengaku mewakili perusahaan namun tidak memiliki bukti kewenangan maka harus dilakukan verifikasi tambahan untuk memastikan legalitasnya.
Hal ini sangat wajib untuk dilakukan khususnya ketika melakukan transaksi dengan nilai yang besar. Kalau merasa kesulitan saat memverifikasi dokumen ini sebaiknya datangi kantor notaris Subang untuk mendapatkan bantuan dari tenaga ahli.
Baca Seluruh Isi Kontrak secara Teliti
Isi perjanjian atau isi kontrak juga bisa menjadi acuan dalam mengecek legalitas dokumen. Jadi Anda harus memeriksa isi kontrak secara menyeluruh dengan teliti untuk memastikan surat kontraknya legal. Saat melakukan pemeriksaan ini sebaiknya fokuskan untuk membaca informasi di bawah ini.
- Hak dan kewajiban
- Identitas pihak yang bersangkutan
- Objek perjanjian
- Metode pembayaran
- Nilai transaksi
- Jangka waktu
- Sanksi atau denda
- Klausul pembatalan
- Penyelesaian perselisihan
- Tanda tangan
- Ketentuan perubahan kontrak
Pastikan untuk membaca semua informasi tersebut dengan teliti sebelum melakukan penandatanganan. Kalau Anda menemukan ada bagian-bagian yang mencurigakan atau bisa merugikan sebaiknya minta rekan bisnis untuk melakukan merevisi isi surat perjanjian tersebut barulah menandatanganinya.
Pastikan Keaslian Dokumen
Saat melakukan pemeriksaan legalitas wajib sekali untuk mengecek keaslian dokumen. Meskipun dokumen terlihat asli dan resmi secara visual tetap harus diperiksa secara teliti karena banyak dokumen palsu yang mirip sekali dengan dokumen asli jika dilihat secara kasat mata.
Anda dapat melakukan verifikasi melalui sistem resmi atau penerbit yang menawarkan layanan pengecekan dokumen. Anda juga harus memperhatikan tanda-tanda administratif seperti tanggal penerbitan, nomor dokumen dan tanda tangan.
Pastikan semuanya asli dan dikeluarkan oleh instansi resmi. Kalau yang dicek adalah dokumen elektronik maka perlu memeriksa mekanisme autentikasi seperti tanda tangan elektronik yang digunakan.
Pentingnya Mengecek Legalitas Dokumen
Pengecekan legalitas dokumen wajib dilakukan meskipun melelahkan dan menghabiskan banyak waktu. Dari melakukan pengecekan ini Anda bisa terhindar dari risiko sengketa dan risiko hukum yang muncul akibat penggunaan dokumen ilegal atau tidak sah. Risiko yang mungkin Anda hadapi adalah tindakan hukum, pembatalan transaksi atau klaim yang tidak valid.
Selain itu, pengecekan ini juga bisa mencegah terjadinya penipuan. Kalau Anda tidak mengecek terlebih dahulu legalitas dokumen seperti surat kontrak maka ada kemungkinan Anda menandatangani surat kontrak fiktif yang dapat menyebabkan kerugian besar untuk Anda. Jadi kalau tidak ingin rugi dalam melakukan perjanjian bisnis sebaiknya cek legalitas surat kontrak terlebih dahulu di kantor notaris Subang.